北京尚善公益基金会行政与档案管理制度

（2026 年 1 月 26 日第三届理事会第六次会议审议通过）

第一章  总则

为完善北京尚善公益基金会（下简称基金会）的行政管理机制，建立规范化的行政 管理提升工作效率，有效管理证照、公章，特制订本制度。

第二章 公文档案管理制度

第一节 管理规定

第一条 为使基金会的档案管理更加规范，保障基金会的合法权益，根据《基金会管理条例》和《北京尚善公益基金会章程》特制定本办法。

第二条 归档的文件材料必须按类别立卷，以年度为线索。基金会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 项目部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。结束后及时交行政部归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二节 管理原则

第四条 全体工作人员应树立档案意识，凡反映基金会工作的一切有效资料和文字记录都属于基金会档案应留存的历史资料。

第五条 综合办公室应建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、时间、保管期限。

第六条 综合办公室要主动跟踪各类档案的生成过程，主动向有关人员索要相应资料。

第七条 综合办公室应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理、认定。并按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。

第三节 收集管理

第八条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专人负责管理本部门的文件材料，人员变动应及时通知综合办公室。

第九条 各部门都要建立健全平时归卷制度，根据本部门的业务范围及当年工作任务，管理好平时文档。

第十条 公文承办人员应及时将办理完毕或经部门主管批存的文件材料，收集齐全， 加以整理，送交本部门归卷。

第十一条 凡基金会缮印发出的公文一律由综合办公室统一收集管理。

第十二条 由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。

第十三条 各部门对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；

第四节 归档范围

第十四条 行政档案：

（一）、上级主管部门及其他单位相关往来文件；

（二）、基金会制定的各种文件、办公会记录及通知；

（三）、基金会名义出具的请示、报告、批复、函复等文件；

（四）、专职、兼职人员的人事简历及相关资料；

（五）、基金会各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等；

（六）、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要等；

（七）、基金会反映主要职能活动的报告、总结；

（八）、基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；

（九）、基金会大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十五条 财务档案

（一）、基金会日常支出财务报销凭证、帐目、审批手续及报表；

（二）、捐赠收据等入帐单据；

（三）、预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档。

第十六条 项目档案

（一）、项目建议书、项目概要、在申请时提供的辅证材料；

（二）、项目协议

（三）、项目实施过程中各阶段的报告；

（四）、项目管理过程记录，包含各阶段的检查表；

（五）、项目实施过程交流材料；

（六）、项目评估的评定意见；

（七）、项目实施过程中的文字资料如会议记录等。

（八）、项目工作资料，如：暖心行动资料、合作伙伴资料、项目管理资料

（九）、工作流程；

（十）、相关印刷品。

（十一）、其他根据项目档案资料的实际情况按照存档原则进行管理

第十七条 传播资料档案

（一）、基金会各类物品制作及印刷品

（二）、媒体报道部门原件剪报

（三）、照片、影片、录音、录像、视频等

（四）、阶段性汇总归档材料

（五）、资助项目的传播素材

第五节 立卷

第十八条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门配合，综合办公室负责组卷、编目。

第十九条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第六节 销毁

第二十一条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存。

第二十二条 办理销毁手续，经秘书长批准，方能销毁

第七节 档案借阅、利用工作

第二十三条 案卷一般仅供在基金会阅看，立卷的文件、资料可外借，外借的须办理登记手续。

第二十四条  借阅期限不得超过两个星期，到期归还，如需再借，应办理续借手续。

第二十五条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第二十六条 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经秘书长批准后方可借阅，且不得带离基金会办公室。

第八节 附则

第二十七条 各部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。

第三章 证照管理制度

第九节 列入管理的重要证照

第二十八条 列入基金会管理的重要证照主要包括：

（一）、基金会法人执照正、副本；

（二）、基金会数字信息卡；

（三）、基金会认为有必要列为重要证照管理范围的其他证照。

第十节 管理部门及人员

第二十九条 基金会证照由基金会办公室负责统一登记保管。

第三十条 重要证照必须存放于保险柜内，由相关负责人掌握保险柜的密码和钥匙。重要证照在未使用的情况下不得放于他处。

第三十一条 保管重要证照的负责人协调并督办相关部门做好各项证照的年检工作。

第三十二条 重要证照发生意外毁损或丢失，负责人应立即向基金会领导报告，并迅速采取相应的补救措施。

第十一节 重要证照使用规定

第三十三条 使用基金会证照复印件，须经基金会秘书长同意后，由办公室提供。

第十二节 重要证照停用

第三十四条 基金会重要证照无法年检或即将停用、失效的，证照管理负责人应立即向基金会秘书长汇报。

第四章 印章管理制度

第三十五条 印章要妥善保管，由基金会办公室指定专人负责，并存柜加锁。印章管理人员要认真负责，严格遵守印章审批程序。

第三十六条 使用印章要严格履行批准手续。使用印章要在基金会指定线上审批平台提交用印申请并按程序进行报批。承办人提交用印申请后经基金会理事长或秘书长审批同意后方可使用印章。

第三十七条 如基金会领导不在单位或无法线上审批的，紧急用章时需由办公室征得领导口头同意后用章。事后须及时补充用章审批程序。

第三十八条 由于工作或个人的原因，需基金会开具证明或介绍信，经办公室审核相关材料，基金会领导签字批准后，方可开具介绍信并盖章。

第三十九条 对于空白介绍信（纸），原则上不予加盖单位公章，特殊情况，须经基金会领导批准，并登记备案。未使用的立即交回。

第四十条 印章管理人员在加盖印章时应做到：

（一） 用章时要首先检查是否已在线上审批平台通过用印申请。

（二） 要审阅了解用章内容，不能盲目用章。

第四十一条 凡在公文上加盖印章都要端正地盖在成文日的上方，并做到上不压正文，下压成文日期。

第四十二条 未经基金会领导同意，不得擅自将印章携带出单位，使用印章不能脱离印章管理人员的监督。如确需将印章携带出单位办公场所，须经基金会领导审核批 准，并要有 2 人以上负责监管。